1. Wie zijn wij?
TrainerLink wordt aangeboden door Olympus Performance, handelend onder de naam TrainerLink. Voor deze privacyverklaring is Olympus Performance de verwerkingsverantwoordelijke.
Voor privacyvragen of verzoeken kun je contact opnemen via support@trainerlink.nl.
2. Voor wie is TrainerLink bedoeld?
TrainerLink is bedoeld voor gebruikers van 18 jaar en ouder.
Minderjarigen kunnen geen account aanmaken en kunnen geen trainingen boeken via TrainerLink. Wij bieden op dit moment ook geen mogelijkheid voor ouders of voogden om trainingen voor minderjarigen te boeken.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken persoonsgegevens die nodig zijn om TrainerLink aan te bieden, boekingen mogelijk te maken, betalingen te verwerken, gebruikers te ondersteunen en het platform veilig te houden.
Accountgegevens: zoals naam, e-mailadres, inloggegevens, accounttype, accountstatus en gegevens die nodig zijn om veilig in te loggen.
Klantgegevens: zoals naam, e-mailadres, locatie of postcodegebied, fitnessdoel, fitnessniveau, boekingen, berichten, reviews en notificatievoorkeuren.
Trainergegevens: zoals naam, e-mailadres, profielfoto, profieltekst, specialisaties, diensten, prijzen, beschikbaarheid, trainingslocaties, KvK-nummer, zakelijke gegevens, certificeringsinformatie, verzekeringsinformatie, onboardingstatus en betaal-/uitbetalingsstatus.
Sommige trainergegevens zijn publiek zichtbaar op het profiel, zoals naam, profielfoto, profieltekst, specialisaties, globale locatie, diensten, reviews en badges. Niet-publieke gegevens, zoals KvK-nummer, interne notities en betaal-/verificatiegegevens, zijn alleen toegankelijk voor zover dat nodig is.
Boekings- en betalingsgegevens: zoals gekozen trainer, gekozen dienst, datum, tijd, prijs, locatieoptie, boekingsstatus, betaalstatus, refundstatus, commissie, uitbetalingsstatus, annuleringen, no-shows, disputes en QR-check-instatus.
Betalingen, refunds en uitbetalingen worden verwerkt via een betaaldienstverlener. TrainerLink bewaart geen volledige betaalkaartgegevens, IBAN's of identiteitsdocumenten.
Berichten en reviews: wij verwerken berichten tussen klanten en trainers, eventuele voiceberichten, reviews, meldingen en moderatiegegevens.
Berichten kunnen automatisch worden gecontroleerd op verboden of ongewenste inhoud, zoals telefoonnummers, e-mailadressen, externe betaalverzoeken, externe boekingslinks, spam of fraude.
Reviews zijn gekoppeld aan een afgeronde betaalde boeking. Reviews zijn niet anoniem en kunnen de voornaam van de klant en de aanduiding 'geverifieerde boeking' tonen.
Locatiegegevens: wij verwerken locatiegegevens voor zoeken, kaartweergave, boekingen en QR-check-in. Dit kan gaan om stad, postcodegebied, optionele GPS-locatie, servicegebied van de trainer, trainingslocatie of klantadres als de training op klantlocatie plaatsvindt.
Publieke kaartlocaties zijn benaderd en bedoeld om privé-adressen niet openbaar te maken.
Voor QR-check-in bewaren wij bij voorkeur alleen het tijdstip, de status en een pass/fail-controle. Exacte GPS-coördinaten worden niet standaard bewaard, tenzij dit nodig is voor een dispute, veiligheidsmelding, fraudeonderzoek of juridische claim.
Support, klachten en incidenten: als je contact opneemt met support, een klacht indient, een dispute opent of een incident meldt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om dit te behandelen.
Een incidentmelding kan gezondheidsinformatie bevatten als je zelf een blessure of veiligheidsincident meldt. Wij gebruiken die informatie alleen voor de behandeling van het incident, support, veiligheid, verzekering, juridische claims of wettelijke verplichtingen.
Technische en analytische gegevens: wij verwerken technische gegevens zoals IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens, serverlogs, beveiligingslogs, cookievoorkeuren en beperkte analytics.
Voor foutmonitoring kunnen wij Sentry gebruiken. Daarbij is het doel om technische fouten, misbruiksignalen en beveiligingsproblemen te vinden en op te lossen. Wij zetten standaard geen sessiereplay aan, sturen geen standaard PII mee en filteren onder meer cookies, tokens, contactgegevens, betaalgegevens, chatinhoud, adressen en gezondheidsgegevens waar mogelijk uit foutmeldingen.
Voor productanalytics kunnen wij, alleen na analytics-toestemming waar vereist, beperkte first-party analytics, PostHog EU en Vercel Speed Insights gebruiken. Wij gebruiken daarbij alleen vooraf toegestane, grove eventeigenschappen en geen betaalkaartgegevens, IBAN's, chatberichten, gezondheidsgegevens, privé-adressen, exacte GPS-locaties, uploads of ruwe vrije tekst.
Wij gebruiken bij launch geen advertentiepixels, retargetingpixels, heatmaps, sessierecordings, PostHog-autocapture, PostHog-session-replay of A/B-testtools.
4. Gezondheidsgegevens
TrainerLink is geen medische dienst en biedt geen medisch advies, diagnose, behandeling of fysiotherapie.
Wij vragen geen medische intake en geen blessure- of gezondheidsvragenlijst via het platform. Deel geen medische informatie in je profiel, chat, review of boekingsbericht, tenzij dit strikt nodig is voor een incidentmelding, dispute of veiligheidskwestie.
Trainers zijn zelf verantwoordelijk voor hun professionele beoordeling of een training passend en veilig is.
Publieke entry-analytics na toestemming
Wij kunnen publieke entry-analytics gebruiken om te begrijpen welke openbare paginafamilies bezoekers bekijken en om publieke SEO-inspanningen te evalueren. Voor deze verwerking is analytics-toestemming de rechtsgrond (AVG art. 6 lid 1 onder a). Deze analytics staat altijd uit voordat je analytics-toestemming geeft.
Na analytics-toestemming kan TrainerLink de eerste geschikte openbare pagina die daarna wordt waargenomen lokaal in je browser vastleggen. Dat is niet noodzakelijk de eerste pagina die vóór toestemming werd bezocht en het is geen bewijs dat je bezoek via organische zoekresultaten kwam.
De lokale browseropslag gebruikt localStorage-sleutel trainerlink.analytics.organicEntry.v1. De record bevat alleen entry_path (een genormaliseerd openbaar routetemplate, bijvoorbeeld /personal-trainers/[city], /trainers/[id] of /trainer/[id]/[slug]; de placeholders staan voor de stad, het trainernummer en de slug; de exacte stad en querystring worden niet opgeslagen), entry_family (de openbare paginafamilie), entry_locale (de taal/locale) en entry_captured_at (het tijdstip van vastleggen). Geschikte huidige openbare pagina's zijn de homepage, de schone trainerontdekkingspagina, schone stadspagina's voor personal trainers en bestaande openbare trainerprofielen. Trainerontdekkings- en stadspagina's met query's, zoek- of filterparameters zijn uitgesloten. De eerste touch blijft onveranderlijk tot de record vervalt. De context is maximaal 90 dagen bruikbaar. Na het verstrijken van die termijn is een verlopen record niet meer bruikbaar en wordt het record bij de eerstvolgende lokale opslagtoegang (bijvoorbeeld een volgende lees-, vastleg- of vergelijkbare actie) verwijderd. Als de browser gesloten blijft, vindt geen gegarandeerde achtergrondverwijdering plaats.
De vier veilige velden kunnen aan geselecteerde bestaande analytics-events worden toegevoegd via de huidige PostHog EU-analytics-pijplijn. PostHog EU ontvangt deze velden in deze context als analyticsverwerker/ontvanger. Er komt geen nieuwe eventfamilie of leverancier bij. Wij gebruiken hiervoor geen profilering, sessiereplay, heatmaps of geautomatiseerde besluitvorming.
Wij sturen voor deze context geen URL-querystring, zoek- of filtertekst, volledige referrer-URL, naam, e-mailadres, account- of trainer-ID, exact adres, GPS-locatie, gezondheidsgegevens, boekings-, chat- of betaalinhoud, uploads of vrije tekst mee.
Als je analytics-toestemming intrekt via de huidige Cookie-instellingen, triggert die consentflow direct een verwijderpoging voor dit browserrecord en stopt toekomstige analytics en verrijking. Er is geen automatische retroactieve verwijdering van al verzonden provider-events beloofd. Je andere privacyrechten, zoals inzage, verwijdering en bezwaar, gelden afzonderlijk zoals beschreven in onderdeel 12. Het platform blijft bruikbaar wanneer je analytics weigert of intrekt; alleen niet-essentiële meting en verrijking vallen dan weg.
5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Account aanmaken en beheren: uitvoering overeenkomst.
Inloggen en beveiliging: uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang.
Trainers zoeken en tonen: uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang.
Boekingen verwerken: uitvoering overeenkomst.
Betalingen, refunds, commissies en uitbetalingen verwerken: uitvoering overeenkomst; wettelijke verplichting; gerechtvaardigd belang.
Traineronboarding en verificatie: uitvoering overeenkomst; wettelijke verplichting; gerechtvaardigd belang.
Berichten en support mogelijk maken: uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang.
Moderatie, veiligheid, fraude- en misbruikpreventie: gerechtvaardigd belang.
QR-check-in en sessiebevestiging: uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang.
Reviews tonen: uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang.
Transactionele e-mails en notificaties sturen: uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang.
Marketing sturen: toestemming.
Analytics en productverbetering: toestemming waar vereist; anders gerechtvaardigd belang.
Administratie, belasting en boekhouding: wettelijke verplichting.
Claims, disputes en incidenten behandelen: gerechtvaardigd belang; juridische claims; wettelijke verplichting waar van toepassing.
7. Met wie delen wij persoonsgegevens?
TrainerLink behandelt persoonsgegevens zorgvuldig en vertrouwelijk. Persoonsgegevens zijn alleen beschikbaar voor ons en voor personen die namens ons werken, voor zover dat noodzakelijk is voor het aanbieden, beveiligen en verbeteren van TrainerLink.
Wij delen persoonsgegevens alleen met derde partijen als dat nodig is voor onze dienstverlening, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of als wij daarvoor jouw toestemming hebben.
Trainers: als je een boeking aanvraagt of voltooit, delen wij de gegevens die nodig zijn voor die boeking met de betreffende trainer. Denk aan je naam, de geboekte dienst, datum en tijd, locatieoptie, boekingsbericht, betaal- of bevestigingsstatus en, als de training bij jou plaatsvindt, het daarvoor benodigde adres.
Dienstverleners: wij gebruiken dienstverleners voor onder meer hosting, databaseopslag, accountlogin, bestandsopslag, betalingen en uitbetalingen, e-mail, pushnotificaties, kaartweergave, analytics, beveiliging, logging en support. Deze partijen verwerken persoonsgegevens alleen voor zover dat nodig is voor hun taak. Waar zij als verwerker optreden, maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van persoonsgegevens.
Voor telemetry en toestemming kunnen deze dienstverleners onder meer Supabase voor first-party analytics en consent-audit, Sentry voor foutmonitoring, PostHog EU voor productanalytics na toestemming, Vercel Speed Insights na analytics-toestemming, Cookiebot voor consent-management en Google Tag Manager voor consent-gestuurde tags omvatten. De feitelijke inzet hangt af van de omgeving en je toestemming.
Betaaldienstverleners: betalingen, refunds, verificatie van uitbetalingsaccounts en uitbetalingen aan trainers worden verwerkt via een betaaldienstverlener. Deze partij kan ook zelfstandig verantwoordelijk zijn voor bepaalde verwerkingen, bijvoorbeeld voor fraudepreventie, wettelijke controles, financiële administratie en naleving van betaalwetgeving.
Login- en authenticatiediensten: als je inlogt met een externe loginmethode, zoals Google of Apple, ontvangen wij de gegevens die nodig zijn om je account te koppelen en je veilig te laten inloggen. Op het gebruik van die diensten kan ook het privacybeleid van de betreffende aanbieder van toepassing zijn.
Professionele adviseurs: wij kunnen persoonsgegevens delen met professionele adviseurs, zoals boekhouders, juridisch adviseurs, verzekeraars of andere adviseurs, voor zover dat nodig is voor administratie, advies, geschillen, claims of wettelijke verplichtingen.
Autoriteiten en bevoegde instanties: wij kunnen persoonsgegevens delen met toezichthouders, belastingautoriteiten, gerechtelijke instanties, opsporingsinstanties of andere bevoegde partijen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn of als dit noodzakelijk is om onze rechten, gebruikers, veiligheid, eigendommen of het platform te beschermen.
Wij verkopen je persoonsgegevens niet. Wij verstrekken je persoonsgegevens niet zonder jouw toestemming aan derden voor hun eigen commerciële doeleinden.
8. Internationale doorgifte
Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Als dat gebeurt, gebruiken wij passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, Standard Contractual Clauses, het EU-US Data Privacy Framework of andere maatregelen die volgens de AVG zijn toegestaan.
Je kunt contact met ons opnemen via support@trainerlink.nl als je meer informatie wilt over de waarborgen die wij gebruiken bij internationale doorgifte.
9. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor wij ze verwerken, tenzij langere bewaring nodig is voor belasting, boekhouding, veiligheid, fraudepreventie, disputes, incidenten of juridische claims.
Accountgegevens bewaren wij zolang je account actief is.
Klant- en trainerprofielen bewaren wij zolang dat nodig is voor het gebruik van het platform.
Boekings-, betalings-, refund-, commissie- en uitbetalingsgegevens bewaren wij in beginsel 7 jaar.
Berichten en voiceberichten bewaren wij maximaal 24 maanden na het laatste bericht, tenzij langere bewaring nodig is.
Reviews bewaren wij zolang ze gepubliceerd zijn; bij accountverwijdering kunnen reviews worden geanonimiseerd.
Supporttickets bewaren wij maximaal 24 maanden na sluiting, tenzij langere bewaring nodig is.
Disputes, ernstige incidenten en relevante auditlogs kunnen tot 7 jaar worden bewaard.
QR-check-inrecords bewaren wij maximaal 24 maanden, of langer als ze nodig zijn als bewijs bij betaling, dispute, fraude of juridische claim.
Security- en serverlogs bewaren wij maximaal 90 dagen, tenzij langere bewaring nodig is voor onderzoek.
Analyticsgegevens bewaren wij maximaal 13 maanden.
Marketing- en cookietoestemmingen bewaren wij zolang nodig is om toestemming of intrekking daarvan aan te tonen.
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij ze.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Denk aan beveiligde login, beperkte toegang tot privégegevens, rolgebaseerde adminrechten, gescheiden opslag van publieke en niet-publieke gegevens, beveiligde betaalverwerking en logging van belangrijke admin- en beveiligingsacties.
Geen enkel systeem is volledig veilig. Denk je dat je account is misbruikt of dat er een beveiligingsprobleem is? Neem dan contact op via support@trainerlink.nl.
11. Geautomatiseerde besluitvorming
TrainerLink neemt geen besluiten die rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen volledig automatisch.
Wij gebruiken wel zoek- en rankinglogica om trainers te tonen. Daarbij kunnen factoren worden gebruikt zoals locatie, specialisatie, beschikbaarheid, reviews, responstijd, boekingsactiviteit en platformveiligheidsstatus.
Wij kunnen ook automatische controles gebruiken om verboden contactgegevens, externe betaal- of boekingslinks, spam, fraude of onveilige inhoud te detecteren. Bij meldingen, disputes, schorsingen of beperkingen kan menselijke beoordeling plaatsvinden.
12. Jouw rechten
Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht om inzage te vragen, gegevens te laten corrigeren, gegevens te laten verwijderen, verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, toestemming in te trekken, gegevensoverdraagbaarheid te vragen, bezwaar te maken tegen direct marketing en een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Je kunt een verzoek sturen naar support@trainerlink.nl. Wij kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen voordat wij je verzoek behandelen.
13. Account verwijderen
Je kunt verzoeken om je account te verwijderen. Accountverwijdering betekent niet altijd dat alle gegevens direct worden verwijderd. Wij kunnen gegevens bewaren als dat nodig is voor boekingen, betalingen, refunds, belasting, administratie, fraudepreventie, support, disputes, veiligheid of juridische claims.
14. Links naar derden
TrainerLink kan linken naar diensten of websites van derden. Deze partijen kunnen hun eigen privacybeleid hebben. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hoe derden jouw gegevens verwerken wanneer zij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.
15. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij gebruikers via het platform, per e-mail of op een andere passende manier.
16. Contact
Voor vragen, verzoeken of klachten over privacy:
Olympus Performance / TrainerLink
Slinge 282, 3086 EN Rotterdam, Nederland
support@trainerlink.nl